Privacy beleid | Clinisupplies

Clinisupplies en privacy van data

Clinisupplies Limited (tevens werkend onder de naam Clinidirect) en haar dochterondernemingen steven er naar om ten allen tijden uw privacy te respecteren en te beschermen in lijn met de Data Protection Act 2018.

Wij zijn geregistreerd bij de Information Commissioners Office (the ICO) onder registratienummer Z7614794.

Dit privacybeleid geeft weer hoe wij omgaan met persoonlijke gegevens die we van u verzamelen als:

Bezoeker van onze website(s):
Bezoeker van ons kantoor (Qualitas House, 100 Elmgrove Road, Harrow, Middlesex HA1 2RW)
Ontvanger van de service die wij leveren
Zakenrelatie
Contact van onze leveranciers

De informatie die we van u verzamelen

We kunnen de volgende gegevens van u verzamelen:

Informatie die u ons geeft:
- Invulformulieren op de website
- Gebruik van onze mobiele apps
- Overhandigen van een visitekaartje (of vergelijkbaar)
- Tijdens correspondentie met ons via telefoon, post, mail of fax.

Deze informatie bevat bijvoorbeeld uw naam, adres, geboortedatum, mailadres en telefoonnummer; betalingsgegevens; informatie over uw zakelijke relatie met ons; informatie over uw rol als professional, achtergrond en interesses; antwoorden op vragenlijsten; en informatie over uw interesse in het ontvangen van materialen van ons.

Informatie die iemand ons namens u geeft:

Informatie die onze website en andere systemen over u verzamelen:
- Als u onze websites bezoekt, wordt er automatisch informatie verzamelt over u en uw bezoek inclusief het IP-adres dat u gebruikt om uw apparat te verbinden met het internet en andere informatie zoals het type browser, de versie en de pagina’s die u op onze website bezoekt.
- Onze websites kunnen cookies op uw apparaat plaatsen. We gebruiken Google Analytics – dit is verder beschreven in ons Cookie beleid: cookie policy
- Tijdens mailwisseling, telefoongesprekken of andere electronische communicatie met onze medewerkers kunnen onze informatiesystemen details of de inhoud vastleggen.
- Sommige van onze vestigingen beschikken over videobewaking die uw bezoek kunnen vastleggen. Dit gebeurt voor u wen onze veiligheid.
Overige informatie

We kunnen ook soms informatie van andere bronnen verzamelen. Bijvoorbeeld:

Als we een zakelijke relatie hebben met de organisatie waarvoor u werkt, kunnen uw collega’s of andere contacten informatie over u geven zoals contactgegevens of uw rol binnen de organisatie.
In sommige gevallen verzamelen we informatie van derden of publiek toegankelijke gegevens ten behoeve van anti witwaspraktijken, achtergrondchecks en dergelijke, en om onze zakelijke belangen te beschermen en compliant te zijn met wettelijke bepalingen.

Beveiligingsgegevens

Clinisupplies neemt veiligheid zeer serieus. We zijn gecertificeerd via Cyber Essentials en Payment Card Security (PCI-DDS) hetgeen jaarlijks wordt herzien. Een kopie van deze certificaten is op aanvraag beschikbaar.

Hoe maken wij gebruik van uw gegevens?

We maken gebruik van uw gegevens voor de volgende doeleinden:

Het leveren van onze producten en diensten;
Het uitvoeren, managen, ontwikkelen en promoten van onze zakelijke activiteiten en, in het bijzonder, onze relatie met u en de organisatie die u vertegenwoordigt;
Het met uw toestemming toesturen van email en andere communicatie waarvan we van mening zijn dat deze relevant voor u zijn;
Het beheren van onze websites en kantoren;
Het beveiligen van onze kantoren en eigendommen;
Het tegengaan van fraude, witwassen, verbreken van geheimhouding, diefstal en andere overtredingen;
Compliant zijn met wet- en regelgeving

Wij beoordelen met regelmaat de informatie die we van u bezitten, inclusief de inhoud van uw communicatie met ons, om te voldoen aan wet- en regelgeving en voor doeleinden als hierboven beschreven. Dit is inclusief de beoordeling indien relevant voor:

Procesvoering
Interne of externe onderzoeken; en/of
Strafrechtelijk onderzoek

Binnen de wet- en regelgeving zullen deze beoordelingen proportioneel worden uitgevoerd en goedgekeurd dienen te zijn door het management. Dit kan in het uitzonderlijke geval leiden tot het beschikbaar stellen van uw gegevens aan bevoegde instanties zoals hieronder beschreven. Uw email en andere communicatie kan tevens in uitzonderlijke gevallen bekeken worden door andere personen dan waarmee de communicatie heeft plaatsgevonden. (bijvoorbeeld indien de medewerker niet beschikbaar is of de organisatie heeft verlaten).

Welke wettelijke basis is er voor het gebruik van informatie?

We maken uitsluitend gebruik van uw gegevens indien deze noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze zakelijke activiteiten en/of het voldoen aan wet- en regelgeving zoals hierboven beschreven en uitsluiten indien we van mening zijn dat uw privacy hierdoor niet wordt geschonden. Daar waar we uw toestemming nodig hebben voor het opslaan en gebruiken van uw gegevens, zullen we u informeren en uitsluitend gebruik maken van de gegevens waarvoor u ons toestemming heeft gegeven. Indien u ons geen toestemming geeft, heeft dit geen gevolgen voor u maar mogelijk zijn we hierdoor niet in activiteiten uit te voeren waarvoor we uw gegevens nodig hebben.

Indien u vragen of twijfels heeft indien we u vragen naar uw gegevens, kunt u altijd contact met ons opnemen.

Openbaarmaking of internationale overdracht van uw gegevens

Om bovengenoemde redenen kunnen we gegevens van u openbaar maken aan:

Relevante zakenrelaties of healthcare professional die u naar ons heeft verwezen;
In dien relevant, apotheek, ziekenhuis of vergelijkbarre partijen indien dit noodzakelijk is om onze producten en services aan u te leveren;
Serviceproviders die onze websites beheren of vergelijkbare partijen die uw informatie namens ons beheren of bezitten onder strikte voorwaarden, vertrouwelijkheid en veiligheid;
Leden van de Clinisupplies-groep
Uw collega’s van de organisatie die u vertegenwoordigt;
Een persoon die uw taken en verantwoordelijkheden overneemt
In uitzonderlijke gevallen:
- Bevoegde instanties; of
- Indien we wettelijk verplicht zijn om de informatie beschikbaar te stellen.

Deze ter beschikkingstelling kan inhouden dat deze informatie internationaal plaats vindt. Indien u met ons werkt binnen de Europese Unie (of in het Verenigd Koninkrijk indien deze de EU heeft verlaten), moet u er rekening mee houden dat dit landen kan inhouden buiten de EU/VK die geen strikt privacy beleid hanteren. In voorkomende gevallen zorgen wij ervoor dat onze regeling bewaakt wordt via door de Europese Commissie goedgekeurde regelingen, ontworpen om uw privacy te waarborgen. U kan contact met ons opnemen als u wilt weten of dergelijke regelingen van toepassing zijn.

Bewaren en verwijderen van uw gegevens

Uw gegevens zullen worden verwijderd zodra wij deze niet meer nodig hebben. Specifieke informatie over ons bewaarbeleid is beschikbaar op aanvraag.

Indien van toepassing bewaren in beperkte mate uw gegevens, ook als u uw organisatie heeft verlaten. Op die manier kunnen we onze relatie met u in stand houden indien u voor een andere organisatie gaat werken.

Uw rechten

U heeft het recht uw gegevens in te zien. U kunt ook verzoeken onjuiste informatie te corrigeren of te verwijderen. U kunt altijd bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor marketing doeleinden en u mag altijd weigeren dat wij gebruik maken van uw gegevens of zelfs om deze te verwijderen.

Indien u gebruik wilt maken van dit recht, neemt u dan contact met ons op. U kunt ook een klacht indienen bij de ‘UK data protection supervisory authority, de Information Commisioners Office (de ICO) (www.ico.org.uk)

Neem contact met ons op

We staan open voor vragen, opmerkingen en verzoeken inzake dit privacy beleid en hoe we omgaan met persoonlijke informatie:

Clinisupplies Ltd.

T.a.v. de Compliance manager

Qualitas House, 100 Elmgrove Road, Harrow

Middlesex, HA1 2RW

Mail: privacy@cliniusupplies.co.uk

Wijzigingen in ons privacy beleid

Toekomstige wijzigingen in ons privacy beleid worden gepubliceerd via onze websites:

Tevens zijn de wijzigingen beschikbaar indien u contact met ons opneemt.